Die Durchführung eines erfolgreichen ERP-Projektes erfordert eine sorgfältige Planung und Koordination aller beteiligten Parteien. Ein effektives Projektmanagement umfasst verschiedene Schritte, vom Prozessanalyse-Workshop bis hin zum GO-Live. Im Folgenden werden wir auf die Einzelheiten eines Projektablaufes bei profor eingehen.
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Der Prozessanalyse-Workshop markiert den Beginn eines Projekts. Hierbei werden alle relevanten Informationen und Anforderungen gesammelt. Im Falle eines Business Central Projektes könnte dies beispielsweise die Erfassung der aktuellen Geschäftsprozesse und Identifizierung von Schwachstellen umfassen. Der Workshop hilft dabei, den Ist-Zustand des Kunden zu verstehen und die Grundlage für das weitere Vorgehen zu legen. Außerdem wird in diesem Workshop ein Soll-Konzept erarbeitet, welches im nachfolgenden Pflichtenheft festgehalten wird.
Ein Pflichtenheft ist ein wichtiges Dokument, das die Anforderungen und Projektziele festhält. Es beschreibt detailliert, welche Funktionen und Eigenschaften die zu entwickelnde Software haben soll. Das Pflichtenheft wird in enger Zusammenarbeit mit den Projektbeteiligten auf Grundlage des beschriebenen Prozessanalyse-Workshops erstellt und dient als Leitfaden für die Umsetzung.
Nachdem die Anforderungen festgelegt wurden, findet ein Kick-Off Termin statt, bei dem das Projekt offiziell gestartet wird. Hier wird das Projekt von dem Vertrieb an das Projektteam übergeben und die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten besprochen. Der Kick-Off Termin schafft Klarheit und sorgt für ein gemeinsames Verständnis aller Projektbeteiligten.
Im Anschluss an den Kick-Off Termin werden Projektsprints definiert. Sprints sind kurze, konzentrierte Arbeitsphasen, in denen bestimmte Aufgaben erledigt werden. Sie sind typischerweise zwischen drei bis vier Wochen lang und haben klare Ziele und Ergebnisse. Sollte im Vorhinein klar sein, dass ein Sprint, beispielsweise im Einkauf, mehr Zeit in Anspruch nehmen wird, wir die Laufzeit eines Sprints im Projektplan angepasst. Während jedes Sprints werden Aufgaben abgeschlossen, Fortschritte verfolgt und Hindernisse beseitigt. Die Aufteilung des Projekts in Sprints hilft dabei, den Gesamtfortschritt zu überwachen und ermöglicht eine flexible Anpassung des Projektplans.
Nach den Projektsprints startet das Projekt in die Testphase, hierbei testet der Kunde seine üblichen Prozesse im Testsystem und bestätigt die getätigten Entwicklungen.
Der GO-Live markiert den Abschluss des Projekts und den Start der operativen Nutzung der entwickelten Lösung. Hierbei werden alle entwickelten Funktionen und Prozesse in die Produktivumgebung überführt und für die Anwender freigegeben. Wir stehen dem Kunden zum vereinbarten Termin und wenigstens an den beiden Folgetagen vollumfänglich und vor Ort zur Verfügung.
Zwei Wochen nach GO-Live schließen wir zusammen mit dem Kunden, in Form eines gemeinsamen Termins, das Projekt ab. Offene Punkte, die sich während des GO-Lives ergeben, werden an den Support übergeben und sind nur dann Bestandteil des Projektes, wenn Sie zu den Ursprünglichen Anforderungen aus dem Pflichtenheft gehören.
Die profor software GmbH bietet an, in einem biweekly Abstand sogenannte Projekt-Review-Tage durchzuführen. Hier besprechen wir mit den Key-Usern die Erfahrung nach dem GO-Live und nehmen bei Bedarf Änderungen am System vor.
Selbstverständlich stehen wir dem Kunden auch nach einem erfolgreichen GO-Live weiterhin bei Supportfällen zur Verfügung.
Insgesamt sind die genannten Schritte Prozessanalyse-Workshop, Pflichtenheft, Kick-Off Termin, Projektsprints, GO-Live, Review und Nachbetreuung wesentliche Etappen eines erfolgreichen Business Central Projektes. Sie stellen sicher, dass alle Anforderungen erfasst, Ziele festgelegt und Fortschritte überwacht werden. Durch eine sorgfältige Planung und Koordination dieser Schritte kann ein Projekt erfolgreich abgeschlossen und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
